Ticari ilişkilerde alacak, çoğu zaman tek bir belgede değil; faturalarda, irsaliyelerde, cari hesap ekstrelerinde ve iki tarafın ayrı ayrı tuttuğu defterlerde dağınık hâlde durur. Taraflardan biri bakiyeyi alacak, diğeri borç olarak gösterdiğinde, hangi kaydın gerçeği yansıttığı ancak kayıtların yan yana konmasıyla anlaşılır. Ticari defter incelemesi; muhasebe kayıtlarını, belgeleri ve banka hareketlerini birlikte değerlendirerek iki taraf arasındaki farkın nereden doğduğunu ve gerçek bakiyenin ne olduğunu ortaya koyar.
Hangi durumlarda ticari defter ve hesap incelemesi gerekir?
- Cari hesap alacağı veya ticari satımdan doğan alacak davalarında tarafların bakiyeleri birbirini tutmadığında
- Faturanın kayda alınıp alınmadığı, malın teslim edilip edilmediği ya da ödemenin hangi faturaya sayıldığı tartışıldığında
- Bayilik, distribütörlük veya franchise sözleşmelerinde prim, iskonto, ciro ve fesih nedeniyle doğan alacakların hesaplanması istendiğinde
- Şirket ortakları arasında ortaklar cari hesabı, kâr payı ve kâr dağıtımı uyuşmazlığı çıktığında
- Ticari işletme devrinde devredilen aktif ve pasiflerin, devir bedelinin ve devir sonrası borçların belirlenmesi gerektiğinde
- Haksız rekabet nedeniyle uğranılan zararın veya elde edilen kazancın kayıtlar üzerinden hesaplanması istendiğinde
- Çek, bono ve poliçeden kaynaklanan alacaklarda, senedin dayandığı ticari ilişki ve ödemelerle karşılaştırma yapılması gerektiğinde
- Ticari faiz, avans faizi ve kur farkı hesabının doğruluğu tartışıldığında
İncelemede neye bakılır?
İnceleme, her iki tarafın kayıtlarının aynı dönem ve aynı belge bazında karşılaştırılmasına dayanır. Bulunan her fark, hangi belge veya kayıttan kaynaklandığı belirtilerek ayrı gösterilir.
- Defterlerin şekli: yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defterinin açılış ve kapanış onaylarının bulunup bulunmadığı, kayıtların süresinde yapılıp yapılmadığı; HMK 222 bakımından delil değerine ilişkin takdir mahkemeye aittir
- Cari hesap mutabakatı: iki tarafın cari hesap ekstrelerinin satır satır eşleştirilmesi; bir tarafta olup diğerinde bulunmayan kayıtların listelenmesi
- Fatura, irsaliye ve teslim: faturaların karşı tarafın defterine işlenip işlenmediği, irsaliye ve teslim belgeleriyle uyumu, iade ve fiyat farkı faturaları
- Ödemeler: banka hareketleri, çek ve senetlerle yapılan ödemelerin cari hesaba doğru yansıtılıp yansıtılmadığı
- Mali tablolar: mizan, bilanço ve gelir tablosu üzerinden ilgili hesap kalemlerinin izlenmesi
- Ortaklık hesapları: genel kurul ve yönetim kurulu kararları ile ortaklar cari hesabının karşılaştırılması, dağıtılabilir kâr ve ortağa düşen payın hesabı
- Zarar hesapları: haksız rekabet veya sözleşmeye aykırılık öncesi ve sonrası satış, ciro ve kârlılık verilerinin karşılaştırılması
- Faiz ve kur: ticari faiz veya avans faizi dönemleri, döviz cinsinden işlemlerde çevirim tarihi ve kuru
Sizden istenen belgeler
- İlgili yıllara ait yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve mizanlar
- Bilanço ve gelir tabloları
- Cari hesap ekstreleri ve mutabakat yazışmaları
- Faturalar, irsaliyeler, teslim tutanakları ve muhasebe fişleri
- Banka hesap hareketleri, tahsilat ve ödeme dekontları, çek ve senet örnekleri
- Ticari sözleşmeler; bayilik, distribütörlük veya franchise sözleşmeleri
- Şirket uyuşmazlıklarında karar defteri ve genel kurul kararları
- Mahkeme veya icra dosyasındaki dilekçe ve kararlar
Defterler elektronik ortamda tutuluyorsa ilgili dönemlere ait kayıtların dökümleri de yeterli olabilir. Karşı tarafın defterlerine ulaşılması gerekiyorsa bu ihtiyaç incelemenin başında belirtilir.
Rapor ve hukuki süreç
Raporda defterlerin şekli yönden durumu, karşılaştırma tabloları, mutabık olunan ve olunmayan kayıtlar ile sonuç bakiye ayrı başlıklar altında yer alır. Tartışmalı kalemler, sonuca etkisi görülecek biçimde ayrıca gösterilir. Rapor, asliye ticaret mahkemesindeki davalarda HMK 293 kapsamında uzman görüşü olarak sunulabilir; mahkeme bilirkişisinin defter incelemesine karşı da teknik dayanak oluşturur. Bu konuda bilirkişi raporuna itiraz sayfasına bakabilirsiniz.
Faturadaki imza veya kaşenin aidiyeti de tartışılıyorsa imza ve el yazısı incelemesi birlikte yapılabilir. Kayıtlar elektronik ortamdan elde edilecekse adli bilişim desteği gerekebilir. Dosyanız için ön değerlendirme talep edebilirsiniz.